Compagon – Mailversand

Compagon bietet einen zuverlässigen E-Mail-Versand für Einladungen und Reminder zu unseren Umfragen über eigene Mailserver an. In den E-Mails mit Ihrem Design ist dabei entweder gleich die erste Frage der Befragung integriert oder es ist ein Link auf die Teilnahme zur Befragung enthalten.

E-Mails werden von uns stets als HTML und Plaintext Mails verschickt. Die Standardtexte der E-Mail sind optimiert, so dass sie von den meistverbreiteten Spamfiltern nicht aussortiert werden. Wir versenden in E-Mails in mehreren Wellen. Mails werden dabei auch zugestellt, wenn der Kunde als Spamschutz die Mailannahme zunächst verzögert (Gray-Listing).

Wir nehmen unsere Teilnehmer ernst und möchten Sie nicht gegen Ihren Willen belästigen oder beobachten. Wir verwenden daher keine nachladenden Bilder/Skripte, die beobachten, ob die E-Mail geöffnet wurde. Wir stellen maximal eine Einladungsmail pro Quartal und pro Auftraggeber an einen Teilnehmer zu. Wir verpflichten unsere Kunden, dass die zugelieferten Teilnehmer der Befragung dieser Verwendung Ihrer Daten eingewilligt haben.

E-Mails unserer Mailserver sind von uns gekennzeichnet und können uns zugeordnet werden. Hierzu werden alle verschickten E-Mails signiert und die Mailserver sind für den Mailversand explizit zugelassen (SPF, DKIM, DMARC). Bei einer Absenderadresse von Compagon (z.B. befragung(at)comapgon.com) ist diese alles bereits eingerichtet.
Falls Sie eine eigene E-Mail-Adresse als Absender nutzen möchten, müssen einige Einträge im DNS Server eingetragen werden.

Vorgehen im Projekt

  • Wir passen eine E-Mailvorlage an Ihr Design an und befüllen es mit Grafiken und Texten.
  • Wir importieren Ihre Teilnehmerliste, die Sie uns per Excel zugeschickt haben. Insbesondere die Mailadresse muss dabei den üblichen Normen entsprechen. Die Liste kann zusätzliche Informationen (Attribute) enthalten (Kundengruppen, gekauftes Produkt, usw.) die für die Befragung oder die Auswertung genutzt werden können. Eine Vorlage finden sie hier.
  • Sie erhalten einen einmaligen Korrekturabzug einer Einladungsmail.
  • Nach Einarbeitung Ihrer Änderungswünsche / Freigabe wird die Mail an die Teilnehmer verschickt.

Einrichtung kundenspezifischer Absenderadressen:

Ihre Firma heisst beispielfirma und besitzt die Domain beispielfirma.de.
Die Einladungsmail soll von der Mailadresse befragung@beispielfirma.de verschickt werden.

  • Bitte richten Sie ein Postfach befragung@beispielfirma.de ein, damit Sie Rückfragen Ihrere Teilnehmer beantworten können.
  • Bitte richten erzeugen Sie folgende Beiträge in Ihrem DNS Server:

SPF:
Bei SPF wird geprüft, ob der versendende Mailserver E-Mails mit der Absendeadresse versenden darf.
Richten Sie hierzu in DNS Server unter
spf.beispielfirma.de einen Eintrag TXT als
„v=spf1 ip4:123.123.123.123 include:spf.compagon.com ~all“
ein

Dabei sollten alle von Ihnen genutzten Mailserver (z.B. ip4:123.123.123.123) aufgeführt werden.
Für den Mailversand über Compagon soll „include:spf.compagon.com“ eingetragen werden.
Wenn für diese Domain sicher keine anderen Mailserver verwendet werden, kann man am Ende „-all“ anhängen. Ist man sich nicht völlig sicher, gibt man besser „~all“ an – dann werden Mails auch von anderen Mailservern akzeptiert, so lange dies nicht gehäuft auftritt.

DKIM:
Bei DKIM wird jede E-Mail signiert. Stammt die Mail von einem anderen Server oder wird der Inhalt geändert, wird die E-Mail als ungültig erkannt. Hierzu muss der Schlüssel im DNS Server hinterlegt werden:

Richten sie hierzu im Mailserver unter:

20201204._domainkey.beispielfirma.de einen TXT Eintrag als
„v=DKIM1; k=rsa;p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQDWNtjCK+77Lkqev3yl32Ch+uoUZawyJN402M19Qu0XMuyfUGeLX6eHvZnEgnMtaZtMPdtrgS421Xfkda3oo6RMDwn5DI007T1la23unkcitPZGU40Q9TukVh+scandir(directory)ftY/7cMrN0ItppxA6BnEmOIEHjV9qpPqwJWWcqZv5EmHUPCSQQIDAQAB“
ein

DMARC:
Durch diesen Eintrag im DNS wird festgelegt, wir mit Mails verfahren werden soll, die bei der Validierung von DKIM oder SPF scheitern. Der Eintrag gilt für die gesamte Firma und sollte durch die IT gesetzt sein – und nicht im Rahmen des Mailings überstürzt geändert werden.

Florian Müller-SchunkCompagon – Mailversand